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Fichaje digital obligatorio: qué se sabe y qué se está dando por hecho
Equipo Datatime3 min de lectura
Si has buscado «fichaje digital obligatorio» últimamente, habrás encontrado titulares dándolo por hecho. Conviene empezar por lo que no se dice tanto:
A fecha de hoy, el Real Decreto del registro horario digital no está publicado en el BOE. No obliga a nada todavía.
Eso no significa que no vaya a pasar. Significa que si alguien te está vendiendo un cambio de sistema «porque desde este año es obligatorio», te está vendiendo mal una cosa que probablemente necesites igual.
En qué punto está
El Consejo de Ministros aprobó el 30 de septiembre de 2025 la tramitación urgente de un decreto independiente para el registro horario digital. Se optó por la vía del Real Decreto y no la del decreto-ley, que no pasa por el Congreso y por tanto avanza mucho más rápido.
Desde entonces, anuncios de que se aprobará «de forma inmediata» en cuanto se cierren los últimos flecos jurídicos. Lleva así meses. Es el mismo patrón que la reducción de jornada a 37,5 horas, que se anunció, se aprobó como proyecto y acabó rechazada en el Congreso en septiembre de 2025: hoy la jornada máxima sigue siendo de 40 horas.
La lectura práctica: ni darlo por hecho ni descartarlo.
Qué exigiría
Por lo que se conoce del texto, el registro tendría que ser:
- Digital. Quedan fuera el papel y las hojas de cálculo. Esta es la parte que más empresas afecta, porque muchas siguen con un Excel compartido.
- Personal. Cada persona ficha lo suyo. Se acaba el encargado que apunta las horas de todo el turno.
- Inalterable. Si un registro se corrige, tiene que quedar constancia de quién lo cambió y cuándo. Un Excel no cumple esto por definición: cualquiera con acceso reescribe una celda y no queda rastro.
- Accesible en remoto para la Inspección, sin tener que desplazarse.
Sobre los sistemas admitidos, el planteamiento es amplio: aplicaciones de fichaje, terminales con tarjeta o PIN, lectores de código QR y sistemas con geolocalización puntual.
El cambio que sí cambia las cuentas
Hay un detalle del borrador que pasa desapercibido y que importa más que el resto: las sanciones se aplicarían por cada trabajador afectado, no una por empresa.
Hoy, no llevar el registro es una infracción grave de 751 a 7.500 euros. Una multa. Con el cambio, una plantilla de veinte personas sin registro válido deja de ser un expediente y pasa a ser veinte.
Qué conviene hacer mientras tanto
Nada urgente, pero tampoco esperar al día de la publicación.
Si ya fichas con una herramienta digital que guarda quién fichó, cuándo y qué se corrigió después, no vas a tener que cambiar nada: eso es justamente lo que el texto pide.
Si sigues con papel o con un Excel, el trabajo no es comprar un programa —eso es media tarde—. Es el cambio de costumbre de la plantilla, y eso lleva unas semanas. Hacerlo con calma ahora es distinto a hacerlo con un plazo encima.
Y una cosa que ya es obligatoria desde 2019, se publique o no el decreto nuevo: conservar los registros cuatro años y tenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección.
En resumen
- El decreto no está publicado. Hoy no obliga.
- Cuando se publique, exigirá registro digital, personal e inalterable.
- El papel y el Excel se quedan fuera.
- Las multas podrían pasar a contarse por trabajador.
- Lo que ya es obligatorio hoy es registrar la jornada y guardarla cuatro años.
Actualizaremos este artículo cuando haya novedades. La fecha de revisión está arriba.
Este artículo explica la situación en términos generales y se revisa cuando cambia algo. No es asesoramiento jurídico: para un caso concreto, consulta con un laboralista.